Herausforderung der Personaleinsatzplanung im Gesundheitswesen
Im Gesundheitswesen herrscht Fachkräftemangel: An allen Ecken und Enden fehlt es an Unterstützung. Wenn Ihre Mitarbeiter dann auch noch ihre Schicht verpassen, weil sie nicht durch die Einsatzpläne steigen, ist die Versorgung der Patienten ernsthaft gefährdet. Um dem Fachkräftemangel zu begegnen, ist also ein größtmögliches Maß an Flexibilität und Transparenz bei der Personaleinsatzplanung (PEP) entscheidend.
Der Schlüssel zu mehr Effizienz und Planungssicherheit liegt in einer modernen integrierten Personaleinsatzplanung. Diese setzen Sie am besten mithilfe einer Software um.
Warum eine Software hier sinnvoll ist und welche sich am ehesten eignet, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Warum ist die PEP im Gesundheitswesen besonders herausfordernd?
Das Gesundheitswesen unterscheidet sich von allen anderen Branchen, die Personaleinsatzplanung betreiben müssen. Tritt in einem Krankenhaus ein Arzt oder Pfleger seine Schicht zu spät an, weil die Verteilung im Einsatzplan nicht transparent genug war, geht es nicht nur um Geld. In einem solchen Fall steht die Versorgung von teilweise schwerkranken Patienten auf dem Spiel. Aus diesem Grund muss die Schichtplanung in Gesundheits- und Pflegeeinrichtungen besonders transparent ablaufen, damit jeder Arzt, jeder Pfleger und jede Fachkraft weiß, wann er wo zu sein hat.
Seit 2019 gelten in Pflegebereichen gesetzlich festgelegte Untergrenzen für den Personaleinsatz. Das heißt, seitdem wird die Anzahl an Pflegern staatlich reguliert, die für eine bestimmte Anzahl an Patienten zuständig ist. Dadurch steigt natürlich auf der einen Seite sie (Planungs-) Sicherheit für die Patienten und das Pflegepersonal. Auf der anderen Seite stellt die Änderung auch einen deutlichen Mehraufwand für die Personaleinsatzplanung dar.
Oft sind es Krankenschwestern oder Pfleger, die zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben für die PEP zuständig sind. Ohne geeignete Software erstellen sie den Dienstplan häufig in unübersichtlichen Tabellen in Microsoft Excel. Wird diese zusätzliche Aufgabe dann noch zwischen Tür und Angel erledigt, sind Flüchtigkeitsfehler keine Seltenheit. So versinkt die Schichtplanung im Chaos – Schichten werden doppelt oder gar nicht besetzt und die Versorgung der Patienten ist gefährdet. Sie sollten den Planenden also mit einer geeigneten Software entgegenkommen.
Das Ding mit der Abrechnung
Teil einer solchen Software muss auch die korrekte Abbildung und Abrechnung geleisteter Stunden sein. Das ist im Gesundheitssystem nicht so einfach wie in anderen Branchen. Mehr als anderswo müssen Sie hier auf tarifliche Regelungen und hausinterne Sondervereinbarungen achten.
Weil sich tarifliche Regelungen ständig ändern, sind viele Softwares schnell nicht mehr aktuell. So sind Software-Lösungen eher ungeeignet, die für andere Branchen wie die Fertigungsindustrie konzipiert wurden. Hier steht oft die reine Zeiterfassung im Vordergrund. Solche Lösungen werden den komplexen Anforderungen der Gesundheitsbranche nicht gerecht.
PEP-Lösung für das Gesundheitswesen – darauf kommt es an
Bei der Auswahl einer geeigneten PEP-Lösung für Ihre Gesundheitseinrichtung sollten Sie Anbieter präferieren, die auf einen breiten Erfahrungsschatz mit Kunden in Ihrer Branche zurückschauen können. Der Software-Anbieter Ihrer Wahl sollte über umfassendes Knowhow zur Implementierung und Anpassung von PEP-Lösungen aus seinen Referenz-Projekten verfügen. Nur so können Sie sicher sein, dass er mit den tariflichen Besonderheiten zwischen den verschiedenen Akteuren vertraut ist.
Sie sollten also viel Wert darauf legen, dass Ihre Software zur Personaleinsatzplanung über ausreichende Abrechnungsfunktionen verfügt. Ihr Hauptaugenmerk sollte trotzdem auf der Einsatzplanung liegen. Diese sollte klar und unkompliziert strukturiert sein, sodass sich Anwender schnell zurechtfinden – die Einsatzplanung soll schließlich nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen als notwendig. Alles in allem müssen Sie mithilfe der Software in der Lage sein, die individuellen Regelungen Ihrer Einrichtung transparent abbilden zu können.
Letztendlich wird das beste Qualitätssiegel die Übereinstimmung zwischen geplanter und tatsächlicher Besetzung sein, wenn also zu jeder Zeit genau das Personal im Einsatz ist, das zuvor eingeplant wurde.
Jetzt sind Sie an der Reihe!
Im Gesundheitswesen ist eine effiziente Personaleinsatzplanung essenziell. Nur so können Sie gesetzliche Vorgaben einhalten, die Versorgung Ihrer Patienten gewährleisten und Planungssicherheit bei Ihrem Personal schaffen. Wenn Sie Fragen zum Thema digitale Personaleinsatzplanung im Gesundheitswesen haben oder Unterstützung bei der Auswahl einer geeigneten Software wünschen, kontaktieren Sie uns gerne!
